Mire érdemes odafigyelni, amennyiben nem rendezvényszervezőt bízunk meg, hanem saját magunk kívánjuk megszervezni az adott eseményt?
Ahhoz, hogy egy rendezvényt igazán sikeresnek lehessen titulálni, nagyon sok apró részletnek kell a helyén lennie. Rengeteg háttérmunkára van szükség, és még több előre eltervezett, számtalanszor lezongorázott folyamatra. Még ennek ellenére is adódhatnak olyan helyzetek, amikor valamilyen előre nem tervezett probléma üti fel a fejét. Cikkünkben lerántjuk a leplet azokról a titkokról, amik száznál is több rendezvényt vezettek már sikerre.
1. Célközönség
Mint a legtöbb marketingtevékenységnél, a rendezvényszervezésnél is az egyik első kérdés a célközönség. Ha nem ismerjük eléggé a célcsoportot, és bizonytalanok vagyunk az igényeiket illetően, akkor célszerű megkérdezni őket. Rengeteg olyan kérdésre kaphatunk választ, ami nagyban befolyásolhatja a rendezvény szervezését.
2. Időpont
Tapasztalat az, hogy nincs tökéletes időpont. Nincs olyan időpont, ami mindenkinek jó, de mindenképpen törekedni kell rá, hogy megtaláljuk a legjobb kompromisszumot. Fontos, hogy ne érezzék úgy a rendezvény meghívottjai, hogy elveszik tőlük az időt, hanem, hogy mindenképpen nyernek vele. Az időpont helyes kiválasztásához jó tanácsként és általános szabályként elmondható, hogy ne legyen vallási, iskolai és nemzeti ünnepen, hosszú hétvégén, a termelést vagy szolgáltatást befolyásoló időszakban.
3. Időjárás
Készüljünk a legrosszabbra, mert így nem érhet minket meglepetés. Készüljünk fel a szélsőséges időjárási körülményekre, legyen terv esőre, hóra, kánikulára, erős szélre. Akár egy esetleges pótnap vagy póthelyszín kiválasztása is jól jöhet.
4. Forgatókönyv
A szó elszáll, az írás marad, és nyomot hagy. Azaz a rendezvény alfája és omegája az a forgatókönyv, ami a lehető legkülönbözőbb helyzetekkel kapcsolatos tudnivalókat tartalmazza, természetesen az összes szóba jöhető probléma megoldási lehetőségeivel együtt. Tartalma kiterjed az időpont, a helyszín, a felelős, a közreműködő, a felhasznált eszközök, valamint a következő program előkészületeinek jegyzékére is.
5. Újszerűség
A változatosság gyönyörködtet. A rendezvény során elengedhetetlen az érdeklődés folyamatos fenntartása. Még akkor is legyen valami újdonság a rendezvényen, ha csupán évente ismétlődik.
6. Programok
„Kenyeret és cirkuszt”- a római jelmondat még ma is remekül működik. Fontos szempont, hogy a célközönségből minden csoport találja meg a számára megfelelő programot. Például a családi napokon ne csak egy korosztályra gondoljunk, érdemes generációk szerinti gyerekprogramokat, animáló, gasztronómiai témájú eseményeket egyaránt szervezni.
7. Catering
A jó vendéglátás fél siker. Lényeges a tervezésnél, hogy az étel- és italválaszték illeszkedjen a célközönséghez, a rendezvény jellegéhez, de még az évszakhoz is. Egyértelmű, de azért érdemes megemlíteni, hogy a kiszolgálás maximálisan vendégcentrikus legyen, különben lehet bármilyen jó a program, a vendégek csak a rossz kiszolgálásra fognak emlékezni.
8. Animátorok
Udvarias, mosolygós, megoldás-orinetált. Ezek a legfontosabb ismérvei azoknak az animátoroknak, akiknek kulcsszerep juthat a rendezvények kivitelezésében. A mindig segítőkész és felkészült animátorok egy jó vezető segítségével bármilyen váratlan helyzettel megbirkóznak.
9. Rendezvényeszközök
A rendezvényeszközökből inkább hárommal több legyen, mint egyel kevesebb. Miért? Mert nincs is rosszabb, mint amikor a vendég megázik vagy napszúrást kap, mert nincs semmi a feje felett. Vagy éppen minden jól lett ugyan megszervezve, de kényelmetlen a szék és dülöngél az asztal. Néha az apró részletek a legfontosabbak.
10. Kiértékelés
Mi a jó megközelítésmód rendezvény után? Keresd a hibát, és javítsd ki! A rendezvényt követően a szervezés és lebonyolítás alatti hibákat célszerű mielőbb felderíteni, kiértékelni és persze javítani. Ezzel mindig nagy lépést teszünk a következő rendezvény tökéletesítése felé.
Szeretnéd, ha a te rendezvényed is sikeres lenne? Várjuk jelentkezésedet!
